Vacature office manager NL Space Campus (28 uur p/w)

Vacature office manager NL Space Campus (28 uur p/w)

Ben jij de communicatieve enthousiaste office manager die ons graag wil ondersteunen, zaken graag tot in de puntjes organiseert en kun je niet wachten om onderdeel te zijn van de ruimtevaartcommunity? In dit dynamische speelveld zijn we op zoek naar een enthousiaste officemanager, een spin in het web, die wil ondersteunen in algemene office taken, communicatie werkzaamheden en de organisatie van evenementen. Alles wat te maken heeft met het reilen en zeilen van een kleine organisatie. Kun jij snel schakelen, goed organiseren en faciliteren en ben je leergierig en communicatief sterk? Lijkt het je bovendien leuk om te werken in een dynamische, internationale en uitdagende omgeving? Dan nodigen we je uit om te solliciteren!

In welk team kom je te werken? 

Het huidige team bestaat uit de directeur-bestuurder, commercieel programmamanager, communitymanager en een (interim) office manager. Wij vullen elkaar aan, zijn open naar elkaar en vinden positiviteit, eerlijkheid en transparantie belangrijk. Wij zijn een hecht en sociaal team en werken met veel passie en plezier aan de ontwikkeling van NL Space Campus. Daarnaast werken we intensief samen met onze netwerkorganisatie en stakeholders.

Wat betekent dit voor jou? 

Door de verschillende taken die je vervult en de diverse partijen met wie wij samenwerken, is het van belang dat je op verschillende niveaus kunt communiceren, makkelijk kunt schakelen en een proactieve houding hebt. We zijn een kleine en jonge organisatie, dus een hoge mate van zelfstandigheid en flexibiliteit is een vereiste. Elke dag is bij ons anders, en dat maakt het juist leuk! 

Jij houdt van regelen, communicatie en facilitaire taken

Als officemanager ben je de stille kracht binnen de organisatie. Jij denkt altijd een stap vooruit en kan genieten van ‘goed geregelde zaken’ en zet graag de punt op de i. Je ondersteunt primair de directeur-bestuurder en vervult daarbij een secretarisrol, je maakt afspraken met (community)partners, plant meetings en notuleert. Vervolgens leg je de afspraken vast en bewaak je de opvolging. Ook ondersteun je de community manager bij communicatiewerkzaamheden en events en waar nodig de commercieel programmamanager bij meetings en afspraken. 

Communicatie

Een groot deel van de taken binnen de stichting hebben te maken met communicatie. Denk aan jaarverslagen en -plannen schrijven, redigeren, content creatie, websitebeheer, social media en eventorganisatie door uitnodigingen, reacties en nazorg middels communicatie. Jij vindt het leuk hierin te ondersteunen, hebt een goed gevoel voor Nederlandse en Engelse taal, hebt oog voor detail en vindt (technische) trends en ontwikkelingen interessant om te volgen, te leren of je verder in te ontwikkelen. 

Facilitair en administratief

Je bent op de locatie vraagbaak voor facilitaire en ondersteunende werkzaamheden en ad hoc situaties in de werkomgeving. Je vindt het leuk proactief en met doorzettingsvermogen onderdeel van het team te zijn en het kantoor soepel draaiende te houden. 

Onder andere de volgende taken horen bij jouw functie:

• Regelen van de inkoop van office & foodsupplies, oppakken van storingen
• Inbox van organisatie en agendabeheer van de directeur (eenvoudig tot complexe vergaderverzoeken, fysieke en digitale meetings), vaak met meerdere partijen
• Facturatie, declaraties en documentatie
• Secretaris werkzaamheden zoals voorbereiden en verslaan van de bestuursvergaderingen, raad van advies en vergaderingen van het bestuurlijk overleg, inclusief bewaken van de actielijsten.
• Samen met de communitymanager on- en offline evenementen organiseren en ondersteuning bij organisatie en communicatie van events
• Praktische ondersteuning bij content, social media en marketingtaken
• Lichte HRM- taken (salaris-uitbetaling, contractbeheer) en contact richting boekhouder

Wat vragen wij van jou?

• Minimaal 2-5 jaar werkervaring
• Ervaring als officemanager/secretaris 
• Ervaring met communicatie werkzaamheden 
• Communicatief sterk en servicegericht;
• Vloeiend Nederlands en Engels;
• Leergierige, flexibele en proactieve werkhouding;
• Gevoel voor verantwoordelijkheid en detail;
• Ervaring met Office365
• Flexibiliteit (ook qua inzet uren) en pro-activiteit 

Wat bieden wij jou?

• Zelfstandige, creatieve, internationale en uitdagende omgeving met veel ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling
• 28 uur per week
• Reiskostenvergoeding
• 25 vakantiedagen
• Laptop en telefoon
• Marktconform salaris (referentie Schaal 9 WO)
• Thuiswerken mogelijk bij niet-fysieke meetings en er wordt gewerkt op basis van vertrouwen en eigen verantwoordelijkheid
• Mogelijkheden voor het doen van cursussen

Wie zijn wij?

Missie, visie en ambitie van Stichting NL Space Campus

Space Campus is de ontmoetingsplek voor de internationale space sector, met ESA ESTEC (grootste technologische hart van ESA met meer dan 2600 high tech professionals), het Space Business Innovation Centre (SBIC), inclusief de ESA Bic, het Galileo Reference Centre (GRC) en Space Expo als onlosmakelijke ankerpunten. Deze plek ontwikkelt door tot een centrale plek voor de space community waar ondernemers, onderwijsinstellingen, onderzoeksorganisaties, overheidsorganisaties en andere (maatschappelijke) belanghebbenden elkaar ontmoeten, samenwerking initiëren en gestimuleerd en gefaciliteerd worden kennis te delen, gericht op de toepassing van ruimtevaartkennis, -data en -technologie. Ook in andere sectoren. 

De campus is de plek en broedplaats waar innovaties, startups en scale-ups kunnen groeien en waar studenten, wetenschappers en young professionals samenkomen en samenwerken. De Space Campus stimuleert en faciliteert daarbij de uitwisseling van kennis tussen ESA ESTEC en GRC naar de Nederlandse en internationale space-ecosystemen. Dit doen we in nauwe samenwerking met onder andere ESA ESTEC en onze sterke kennispartner de Leiden-Delft-Erasmus universiteiten alliantie en uiteraard ook samen met andere partijen op campus zoals GRC, Groundstation Dotspace, ons GNSS CoE en ons VR/AR lab AVATAR. Een steeds sterker groeiend ecosysteem en community waar telkens weer nieuwe ontmoetingen leiden tot nieuwe ideeën en samenwerking: de bron voor nieuwe innovaties! 

Netwerkorganisatie 

Met ons jonge, gedreven team hebben we de afgelopen jaren hard gewerkt om de basis voor de campus te realiseren. Vanuit de gezamenlijk gedragen visie en met gedeeld eigenaarschap samen met betrokken organisaties en stakeholders wordt er gewerkt aan de verdere doorontwikkeling van de fysieke campus en de inhoudelijke programmering (communitybuilding, events, educatie, business development) van de campus. Naast het huidige team, wordt er intensief samengewerkt met netwerkorganisaties als NSO, ESA ESTEC, Innovation Quarter, LDE universiteiten, Provincie, gemeente en ministeries. 

Sollicitatie 

Enthousiast geworden? Dat begrijpen we! Stuur jouw korte motivatie en CV uiterlijk 13 maart naar info@nlspacecampus.eu t.a.v. Mw. E. Peters. Wij nemen dan snel contact met je op!

Als je wordt uitgenodigd start de sollicitatieprocedure door middel van een eerste gesprek, mogelijk een persoonlijkheidstest, dan een tweede gesprek met het bestuur. Start van de functie is idealiter 1 april, of zo snel mogelijk.